Politique de confidentialité

La personne responsable

Hans Hupfer, propriétaire de Votre Denturo, est la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question ou toute demande, écrivez-lui à hansvotredenturo@gmail.com ou appelez le 514 465-1125.

Ce que nous recueillons

Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin. Selon la façon dont vous nous joignez :

• Par téléphone : votre numéro, la date, l'heure et la durée de l'appel, la ligne appelée et la personne qui vous a répondu. Un appel peut être enregistré : vous en êtes averti au début de l'appel, par un message ou par la personne avec qui vous parlez. Un message laissé dans la boîte vocale est enregistré.
• Par un formulaire, sur ce site ou dans une publicité Facebook ou Instagram : votre nom, votre numéro de téléphone, votre courriel, votre ville et la langue que vous préférez, ainsi que vos réponses aux questions du formulaire (par exemple si vous portez une prothèse, si vous ressentez de la douleur ou de l'inconfort, et quelle est votre couverture).
• En parlant avec nous : pour bien vous orienter, nous notons ce que vous nous dites de votre besoin (le type de prothèse, des dents à faire extraire, la prothèse que vous portez), de votre couverture (RCSD, assurance privée), de votre situation lorsqu'elle détermine votre admissibilité au RCSD (tranche de revenu, aide sociale, âge), de vos disponibilités et de vos déplacements (auto, mobilité réduite).
• Dans votre dossier chez nous : vos coordonnées (l'adresse et le code postal nous servent à vous proposer la clinique la plus proche), votre date de naissance (elle nous donne votre âge), votre sexe (le règlement des denturologistes l'exige à votre dossier; nous le demandons à la consultation, jamais au premier appel), vos rendez-vous, l'historique de nos échanges, le plan de traitement proposé, les montants prévus et les paiements reçus.
• Par texto et par courriel : la trace des messages que nous vous envoyons et de votre choix de ne plus en recevoir.
• En visitant ce site : votre adresse IP et la page demandée (voir « Le site et les témoins »).

Notre outil de suivi est administratif. Ce n'est pas votre dossier clinique : les notes cliniques de votre denturologiste n'y sont pas conservées, elles restent dans le dossier de la clinique.

À quoi ils servent

• Vous répondre, vous rappeler et vous orienter vers le bon service et la bonne clinique.
• Voir avec vous où vous en êtes avec le Régime canadien de soins dentaires (RCSD). Ce que nous vous disons est indicatif : seule l'autorité responsable du régime décide.
• Fixer, confirmer et rappeler vos rendez-vous.
• Préparer votre plan de traitement et suivre ses paiements.
• Améliorer la qualité de nos services, par exemple en comptant nos appels et nos demandes.
• Respecter la loi.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans vous le demander. Nous ne les vendons ni ne les louons.

Nos messages et votre consentement

• Rappel de rendez-vous : la veille, nous pouvons vous écrire par texto ou par courriel. Ces messages ne contiennent aucune publicité. Répondez STOP pour ne plus recevoir de textos : nous vous rappellerons alors par téléphone.
• Information et promotions : nous n'en envoyons qu'avec votre consentement, donné expressément ou, dans les cas que permet la Loi canadienne anti-pourriel, sous-entendu (par exemple dans les six mois d'une demande de renseignements). Chaque message dit qui l'envoie et comment ne plus en recevoir.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps : répondez STOP, appelez-nous au 514 465-1125 ou écrivez à la personne responsable. Nous l'appliquons dès que possible, et au plus tard dans les 10 jours ouvrables. Refuser nos promotions n'arrête pas vos rappels de rendez-vous.

Qui y a accès

Les employés de Votre Denturo (réception, gestion, denturologistes) n'ont accès qu'à ce dont ils ont besoin pour leur travail, selon leur rôle. Un denturologiste voit ses propres rendez-vous.

Nous faisons aussi appel à des fournisseurs de services :

• Supabase : la base de données et les enregistrements des appels.
• Vercel : l'hébergement de notre application et de ce site, sur un serveur à Montréal.
• Twilio : les appels et les textos.
• Google : le courriel, et la copie de vos rendez-vous dans l'agenda de votre denturologiste (seulement votre nom de famille, la clinique, le motif sous forme de code et un lien vers notre application).
• Meta (Facebook et Instagram) : si vous remplissez un formulaire dans une de nos publicités, Meta garde sa propre copie de vos réponses, selon sa propre politique; nous récupérons ces réponses pour vous joindre.

Nous ne communiquons vos renseignements à une autorité que si la loi l'exige.

Où ils sont gardés

Vos renseignements et les enregistrements de vos appels sont gardés au Canada, à Montréal, et notre application s'exécute sur un serveur de Vercel à Montréal. Trois services passent par l'extérieur du Canada :

• Twilio fait passer les appels et les textos par son infrastructure, aux États-Unis, mais il ne garde pas les enregistrements : nous copions chaque enregistrement chez nous, puis nous le supprimons chez Twilio. Twilio garde seulement la trace technique des appels et des textos (numéros, dates et durées), selon sa propre politique.
• Google : les courriels que nous envoyons (votre nom, la date et la clinique d'un rendez-vous) restent dans la boîte d'envoi de notre compte, et la copie d'un rendez-vous (votre nom de famille, la clinique et le motif sous forme de code) est dans l'agenda de votre denturologiste. Si vous demandez l'effacement, nous retirons cette copie de l'agenda.
• Meta (Facebook et Instagram) garde la copie des formulaires que vous remplissez dans nos publicités, selon sa propre politique, que nous ne contrôlons pas. Pour effacer cette copie, adressez-vous aussi à Meta.

Combien de temps nous les gardons

• Les enregistrements des appels et des messages vocaux sont détruits un an après l'appel.
• Votre fiche est archivée après 5 ans sans contact avec nous. 3 ans plus tard, nous en retirons tout ce qui vous identifie : nom, coordonnées et notes.
• Vous pouvez demander qu'on efface vos renseignements plus tôt : voir « Vos droits ».

Comment nous les protégeons

• Chaque employé a son propre compte, protégé par un mot de passe, et ne voit que ce que son rôle exige.
• Les échanges avec nos systèmes sont chiffrés (HTTPS), et les enregistrements sont chiffrés là où ils sont gardés.
• Chaque modification d'une fiche est consignée : qui, quand et quoi.
• En cas d'incident de confidentialité qui présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes touchées et la Commission d'accès à l'information du Québec.

Aucun système n'est à l'abri de tout risque, mais nous prenons ces mesures au sérieux.

Le site et les témoins

• Les pages de ce site ne déposent aucun témoin (cookie) et n'utilisent ni Google Analytics, ni pixel publicitaire, ni outil de remarketing. Seule la zone réservée à nos employés utilise un témoin, pour garder leur session ouverte.
• Pendant que vous remplissez le formulaire de rendez-vous, vos réponses restent dans votre navigateur, dans l'onglet ouvert. Elles s'effacent quand vous le fermez.
• Comme pour tout site, notre hébergeur reçoit votre adresse IP et la page demandée pour livrer le site et le protéger.

Vos droits

Vous avez le droit :

• de savoir quels renseignements nous avons sur vous et d'en obtenir une copie, dans un format structuré et couramment utilisé;
• de faire corriger un renseignement inexact ou incomplet;
• de retirer votre consentement;
• de demander que nous effacions ce qui vous identifie;
• de porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Si vous demandez l'effacement, nous effaçons votre nom, vos numéros, votre courriel, votre adresse, votre date de naissance, votre sexe, vos notes et le contenu de vos textos, et nous détruisons les enregistrements de vos appels dans la nuit qui suit. Ne restent que des chiffres qui ne peuvent plus être liés à vous : le nombre d'appels, les rendez-vous, les montants et les dates des paiements. Un rendez-vous à venir doit d'abord être annulé. Le dossier clinique que tient votre denturologiste n'est pas dans notre outil de suivi : il suit les règles de l'Ordre des denturologistes du Québec.

Pour exercer un droit, écrivez à la personne responsable (hansvotredenturo@gmail.com) ou appelez le 514 465-1125. Nous répondons dans les 30 jours. Pour protéger vos renseignements, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Les moins de 14 ans

Ce site s'adresse aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur un enfant de moins de 14 ans sans le consentement de son parent ou de son tuteur. Si vous pensez qu'un enfant nous en a fourni, écrivez à la personne responsable : nous retirerons ce qui l'identifie.

Liens vers d'autres sites

Ce site renvoie à Facebook, à Instagram et à Google Maps. Ces services ont leurs propres politiques de confidentialité, que nous ne contrôlons pas.

Modifications de cette politique

Nous mettons cette politique à jour au besoin. La date en haut de la page dit la dernière mise à jour, et un changement important est annoncé sur cette page.